Apa itu Soft copy (salinan lunak) – Konsep dan arti

Soft copy adalah dokumen yang disimpan di komputer. Ini adalah versi elektronik dokumen, yang dapat dibuka dan diedit menggunakan program perangkat lunak.

Istilah “soft copy” paling sering digunakan berbeda dengan hard copy, yang merupakan versi cetak dari suatu dokumen. Soft copy dapat dikirim melalui email atau melalui koneksi jaringan, yang menjadikannya pilihan yang lebih efisien dan hemat biaya daripada menggunakan salinan cetak untuk komunikasi. Kelemahan dari menggunakan soft copy adalah mereka membutuhkan komputer dan perangkat lunak untuk membuka dan dapat secara tidak sengaja terhapus. Tentu saja, beberapa orang memiliki begitu banyak kertas di meja mereka, salinan lunak mungkin lebih kecil kemungkinannya untuk hilang.

Soft copy adalah salinan elektronik dari suatu dokumen. Ini kontras dengan hard copy, dokumen yang dicetak di atas kertas atau media lain. Soft copy mudah untuk ditransfer, didistribusikan, dibagikan, dan dimanipulasi – semua kelemahan atau keuntungan potensial, tergantung pada dokumen yang terlibat.

Soft copy juga dapat digunakan untuk menghasilkan salinan cetak, dengan mencetak salinan dokumen. Banyak kantor tanpa kertas atau limbah rendah sangat bergantung pada salinan lunak untuk berkomunikasi dan berbagi informasi.

Soft copy biasanya dapat dibuka di berbagai program pengolah kata. Untuk keamanan tambahan, dokumen dapat disimpan dalam format hanya baca. Ini akan memungkinkan orang untuk melihatnya, tetapi tidak mengubah soft copy.

Dalam kasus di mana orang khawatir tentang data yang diubah atau dimanipulasi oleh orang yang memiliki akses ke file, ini bisa bermanfaat. Beberapa program juga memelihara log perubahan, memungkinkan orang untuk melacak perubahan yang dilakukan pada dokumen, mengembalikannya jika diinginkan untuk mengembalikan dokumen ke titik sebelumnya.

Orang dengan soft copy dapat mengirimnya melalui email, mentransfernya melalui jaringan, atau meletakkannya di disk atau hard drive portabel untuk dibagikan. Berbagai teknik untuk distribusi ini dapat berguna dan memungkinkan kantor untuk menghilangkan biaya seperti mesin faks dan kurir.

Soft copy umumnya tidak memiliki kedudukan hukum yang sama dengan hard copy karena berpotensi untuk diubah, tetapi mereka dapat digunakan untuk sebagian besar kegiatan di kantor, termasuk hal-hal seperti mengirim salinan soft copy kontrak bolak-balik untuk pengeditan dan persetujuan, dengan orang-orang meninjau hard copy dengan seksama sebelum masuk untuk memastikan itu berisi perubahan yang mereka inginkan.

Salinan lunak atau soft copy juga dapat digunakan untuk hal-hal seperti presentasi, dengan orang-orang baik mendistribusikan dokumen secara elektronik sehingga setiap orang memiliki salinan, atau menampilkannya di layar pada presentasi atau acara. Kemampuan untuk mengedit hingga menit terakhir dapat bermanfaat bagi orang yang ingin waktu untuk menyempurnakan presentasi mereka dan yang mungkin perlu membuat perubahan menit terakhir untuk mengakomodasi perubahan informasi dan masalah lainnya. Guru sering menyimpan materi kelas dalam bentuk soft copy sehingga mereka dapat dengan mudah mengubahnya dan menggunakannya kembali untuk pelajaran.

Soft copy adalah

Untuk kantor di mana ruang merupakan pertimbangan utama, pergi sepenuhnya atau sebagian besar elektronik dapat memberikan manfaat yang signifikan. Orang-orang dapat meninjau materi dalam bentuk soft copy dan menghindari produksi kertas dalam volume besar yang membutuhkan penyimpanan. Jika keamanan menjadi perhatian, langkah-langkah keamanan elektronik dapat dibuat untuk memberikan perlindungan sebanyak mungkin pada soft copy. Ini dapat mencakup alat-alat seperti backup jarak jauh untuk menyimpan salinan jika terjadi kebakaran, virus, dan masalah lainnya.

Related Posts