Apa yang dilakukan Asisten Manajemen?

Seorang asisten manajemen dapat mengatur jadwal atasannya.

Seorang asisten manajemen, juga dikenal sebagai sekretaris eksekutif, memberikan bantuan kepada satu atau lebih eksekutif tingkat senior. Orang ini dapat mendukung presiden, CEO , wakil presiden, atau kepala departemen dalam suatu organisasi. Tugas mungkin terkait dengan fungsi administratif khusus untuk kebutuhan eksekutif dan organisasi. Tanggung jawab kerja untuk seseorang dalam posisi ini biasanya melampaui fungsi administrasi umum untuk melibatkan tugas-tugas kompleks seperti penelitian analitis dan persiapan laporan. Seorang asisten manajemen juga dapat mengawasi staf administrasi lainnya di organisasi.

Seorang asisten manajemen dapat memesan pengaturan perjalanan untuk eksekutif perusahaan.

Seseorang yang dipekerjakan dalam posisi ini bertanggung jawab untuk menangani fungsi administratif untuk satu atau beberapa eksekutif senior. Tanggung jawab administratif yang menjadi tanggung jawab eksekutif dalam organisasi biasanya diberikan kepada orang ini. Banyak dari dukungan administratif ini termasuk menyiapkan memo, email, dan korespondensi lainnya atas nama eksekutif. Orang ini memelihara sistem pengarsipan, menjawab panggilan telepon, dan mengarahkan pesan. Tugas tambahan mungkin melibatkan penyortiran surat dan faks.

Mengatur rapat adalah salah satu aspek dari sebagian besar pekerjaan asisten manajemen.

Melakukan tanggung jawab secara efektif mungkin memerlukan keterampilan organisasi yang baik dan kemampuan untuk melakukan banyak tugas. Sekretaris eksekutif mungkin bertanggung jawab untuk mengatur pertemuan dan konferensi. Ini mungkin juga memerlukan koordinasi beberapa jadwal dan menangani semua detail yang berkaitan dengan rapat. Umumnya, menyiapkan agenda dan memesan makanan atau minuman juga merupakan bagian dari tanggung jawab orang ini.

Asisten manajemen dapat membantu mengelola jadwal.

Ketika eksekutif harus melakukan perjalanan bisnis, asisten manajemen biasanya bertanggung jawab untuk mengamankan pengaturan penerbangan , penyewaan mobil, dan hotel sesuai kebutuhan. Dia akan sering menjaga kalender eksekutif dan membuat eksekutif mengetahui janji harian dan yang akan datang, rapat, dan perjalanan terkait perusahaan. Dia biasanya akan menyiapkan materi presentasi untuk atasannya yang terkait dengan rapat.

Asisten manajemen mungkin membantu mengetik dokumen penting.

Sebagian besar tugas administratif yang diberikan kepada asisten manajemen bergantung pada apa yang ingin didelegasikan oleh eksekutif. Hal ini dapat menyebabkan tugas yang lebih kompleks di luar tugas administrasi dasar yang biasanya diperlukan untuk seseorang yang membantu orang lain. Contoh tugas kompleks ini adalah menyiapkan dan mendistribusikan laporan.

Pengetahuan tentang aplikasi komputer dengan keterampilan menengah atau lanjutan biasanya penting untuk melakukan tugas dengan pengawasan minimum. Asisten manajemen mungkin juga mengelola proyek khusus yang terkait dengan seluruh organisasi dan memelihara database. Bergantung pada ukuran perusahaan, tugas generalis SDM mungkin juga menjadi bagian dari tanggung jawab hariannya.

Tanggung jawab lain untuk beberapa asisten manajemen mungkin juga melibatkan pengawasan staf administrasi tingkat yang lebih rendah dalam organisasi. Ini membutuhkan memiliki keterampilan kepemimpinan dan keterampilan manajemen. Ada kemungkinan bahwa asisten harus merencanakan, menugaskan, dan memantau alur kerja staf administrasi di dalam departemen. Bersamaan dengan pengawasan, asisten biasanya adalah orang yang sering dihubungi untuk operasi kantor sehari-hari mengenai peralatan kantor atau masalah pemeliharaan gedung.

Related Posts